اگر به عنوان شرکت، موسسه، تاجر یا به طور کلی به صورت شخص حقیقی یا حقوقی موظف به پرداخت مالیات هستید بایستی کلیه نقل و انتقال ها و فعالیت‌های مالی خود را در محل مشخصی ثبت نمایید، باید دفاتر تجاری یا قانونی‌ای را از سازمان امور مالیاتی دریافت نموده و فعالیت های مالی خود را در آنها ثبت ننمایید. این ثبت فعالیت های از جانب قانون برای تجار و موسسات و … الزامی می‌باشد. به این عمل پلمپ دفاتر گفته میشود. در ادامه به توضیح و تبیین کامل‌تری از این عنوان دست خواهیم یافت.
پلمپ دفاتر تجاری چیست؟
پلمپ دفاتر قانونی یکی از مهمترین اقداماتی است که بعد از ثبت شرکت باید انجام شود. علت نام گذاری این اقدام آن است که تمام صفحات آن در اداره مالیات ثبت شرکت، پلمپ میشود. تمامی اشخاص حقوقی (شرکتها و موسسات) و اشخاص حقیقی (گروه اول مشاغل) جزو مشمولین این قانون هستند و جهت قانونی کردن فعالیت های مالی خود باید پلمپ دفاتر قانونی را انجام دهند. خیلی از اشخاص این عملیات را با دادن وکالت، به یک وکیل دادگستری محول می‌کنند. در واقع تجار با مشورت با یک وکیل حرفه ای از ضرر های احتمالی ناشی از دیرکرد تحویل دفتر ها جلوگیری می کنند. خیلی از شرکت های بزرگ این اقدامات را به وکیل واگذار کرده یا شخصی را با مشورت با وکیل مسئول این کار قرار داده اند.این دفاتر بر اساس کاربرد به صورت 50- 100 و 150 برگی ارائه می شوند. قابل ذکر است که همه شرکت ها باید کارکردشان را با تکمیل این دفاتر اعلام نمایند حتی اگر شرکتی در حال حاضر فعالیتی نداشته باشد. در این شرایط دفاتر به صورت خالی تحویل داده می شود. در صورت عدم اقدام، شرکت علی الراس خواهد شد که هزینه های اضافی ایجاد خواهد کرد.
قانونگذار در ماده 6 قانون تجارت اینگونه عنوان کرده است: «هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد داشته باشد:
۱) دفتر روزنامه.
۲)دفتر کل.
۳) دفتر دارایی.
۴) دفتر کپیه.»
مواردی که نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند
مطابق ماده 6 تمام افرادی که فعالیت تجاری دارند و جز کسبه خرد و پیشه ورزان نمی باشند می باست دفاتر تجاری خود را پلمپ نمایند. اگر نمی دانید که مشمول افراد تاجر یا کسبه جز هستید بهترین راه مشورت با یک وکیل حقوقی است. اما منظور از فعالیت هایی تجاری چیست و کدام موارد نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند؟ ماده 2 قانون تجارت بیان میکند: معاملات تجارتی از قرار ذیل است:
۱)خرید یا تحصیل هرنوع مال منقول به قصد فروش یا اجاره اعم از اینکه تصرفاتی در آن شده یا نشده باشد.
۲) تصدی به حمل و نقل از راه خشکی یا آب یا هوا به هر نحوی که باشد.
۳) هر قسم عملیات دلالی یا حق‌العمل‌کاری (کمیسیون) و یا عاملی و همچنین تصدی به هر نوع تاسیساتی که برای انجام بعضی امور ایجاد‌می‌شود از قبیل تسهیل معاملات ملکی یا پیدا کردن خدمه یا تهیه ورسانیدن ملزومات و غیره.
۴) تاسیس و به کار انداختن هر قسم کارخانه مشروط بر اینکه برای رفع حوائج شخصی نباشد.
۵) تصدی به عملیات حراجی.
۶) تصدی به هر قسم نمایشگاه‌های عمومی.
۷) هر قسم عملیات صرافی و بانکی.
۸) معاملات برواتی اعم از اینکه بین تاجر یا غیر تاجر باشد.
۹) عملیات بیمه بحری و غیر بحری
۱۰)کشتی‌سازی و خرید و فروش کشتی و کشتیرانی داخلی یا خارجی و معاملات راجع به آنها.
نحوه تنظیم دفاتر تجاری
همانطور که در فوق گفته شد، دفاتر تجاری به چهار دسته تقسیم میشوند:
دفتر روزانه: طبق ماده قانون تجارت7 دفتر روزنامه ، دفتری است که در آن کلیه هزینه های سود و زیان به صورت روزانه درج می شود. همچنین در ماده 3 آیین نامه ی “نحوه ی تنظیم و تحریرو نگهداری دفاتر” دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید:” دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثنا به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند”.در این ماده به جای کلمه “تاجر” اشخاص حقوقی یا حقیقی آمده است و نیز با اشاره به اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری،در واقع روش عملی دفترداری دوطرفه،مورد توجه قرار گرفته است.
دفتر کل: مطابق ماده 8 همان قانون دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند. لازم به ذکر است که دفاتر قانونی مورد تایید سازمان امور مالیاتی، دفاتری هستند که مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ در اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادی و دارایی پلمپ گردد.
دفتر دارایی: ماده 9 اظهار میکند دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
دفتر کپیه: ماده 10 قانون تجارت اظهار میکند دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحسابهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
تبصره – تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحسابهای وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.
پلمپ دفاتر تجاری توسط مرجع ثبت شرکتها انجام می‌گیرد. بدین شکل که ابتدا تمام صفحات شماره‌گذاری شده، سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد و مهر اداره ثبت شرکتها در آن درج میشود. به این صورت، امکان هیچ‌گونه جابجایی و تغییر اطلاعات وجود نخواهد داشت. در پایان هر سال مالی هم شرکت باید این دفترها را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر در طول سال هیچ فعالیتی نداشته و دفتر سفید باشد.
چه اشخاصی مشمول پلمپ هستند
همانطور که در ماده 6 قانون تجارت گفته شده است، هر تاجری به استثنای کسبه خرد باید دفاتر تجاری را تهیه و آنها را پلمپ نمایند. مطابق ماده یک قانون تجارت، تاجر، کسی است که شغل معمولی خود را معاملات تجارتی قرار بدهد. و منظور از کسبه جز در ماده 6 همان قانون، به درستی در قانون تجارت تبیین نگشته است . اما مطابق ماده واحده شماره ۱۶۶۰۶ که در روزنامه رسمی مورخ ۸/۱۲/۱۳۸۰ منتشر شد، شرایط اشخاص حقیقی که می توان آنها را کسبه جزء خواند به صورت زیر عنوان شده است:
- پیشه وران و کسبه و تولیدکنندگانی که مبلغ فروش سالیانه آنها بیش از ۱۰۰ میلیون ریال نباشد.
- افرادی که اقدام به ارائه خدمات در زمینه های مختلف می کنند، به صورتی که سالیانه بیش از ۵۰ میلیون ريال در قبال خدمات انجام داده دریافت نکنند.
در این صورت پیشه وران و کسبه جزء از تجار تمایز یافته و از تکالیفی نظیر ثبت دفاتر تجاری، ثبت روزنامه، ارائه صورت دارایی و … معاف هستند.
نحوه درخواست پلمپ دفاتر قانونی
برای درخواست پلمپ ابتدا باید به سایت www.irsherkat.ssaa.irمراجعه نمود. سپس باید تمام اطلاعات خواسته شده در مورد متقاضی ثبت پلمپ دفاتر قانونی در سایت بارگزاری شود . در قسمت ثبت دفاتر نوع شخصیت را انتخاب کرده و تمامی اطلاعات مربوط به متقاضیان ثبت را وارد کنید فراموش نکنید که پیش از هر اقدامی از یک وکیل قرارداد یاری بخواهید چرا که این امور در حیطه تخصص ایشان است .
سپس با وارد کردن اطلاعات صحیح در سامانه ثبت، پیامک هایی در خصوص انجام هریک از مراحل ثبتی برای شما ارسال خواهد شد . در این زمان باید اطلاعات خواسته شده در زمینه شروع و تکمیل سال های مالی را وارد کنید .
این اطلاعات باید دقیق و برپایه روز و ماه و سال مالی موردنظر باشد . این نکته را در نظر بگیرید که زمان پایان سال مالی بر اساس ثبت شخص حقوقی و نیز درخواست زمان پلمپ در نظر گرفته نمی‌شود .
سپس با پر کردن فیلد مخصوص به آدرس معین شده برای دریافت دفاتر پلمپ قانونی که باید اطلاعات کامل و صحیح نشانی شرکت باشد درج شود . دفاتر پلمپ شده به آدرس واردش ده ارسال می شود پس باید در زمان درج آن دقت کافی را داشت .
در مرحله بعد اطلاعات را مشاهده کرده و در صورت صحت آنها تایید مدارک را وارد کرده در غیر این صورت باید برای اصلاح آن به واحد ثبتی مراجعه کنید.
در مرحله بعدی بر طبق اطلاعاتی که متقاضی وارد کرده شماره پیگیری به متقای ارائه میشود
سپس سمت هر فرد را در شرکت از فهرست انتخاب کرده و اطلاعات اعضای هیئت مدیره را در سایت وارد میکنید .
در مراحل بعد اسامی اعضای هیئت مدیره شامل نام و نام خانوادگی و تمامی مدارک شناسایی اعضا را وارد کرده و به مرحله بعدی مراجعه می کنید .
در مرحله بعدی ثبت پلمپ اعضای هیئت مدیره را در شرکت مشخص کرده و سمت هر کدام از اعضا و مسئولیت محدود و یا نامحدود آن ها را در شرکت مشخص کرده و حق امضا داران را نیز در شرکت مشخص میکنید.
در ادامه بخشی وجود دارد که شامل دفتر مورد تقاضای شخص حقوقی می باشد که در آن باید نوع دفاتر پلمپ از دفاتر روزنامه کل و روزنامه و تعداد برگ های آن و جلد آن دفتر را مشخص کرده و اطلاعات درج شده را ذخیره می کنید . در مرحله بعد باید مدارک و اظهارنامه های پلمپ مورد تایید در سایت را با زدن دکمه تایید مشخص کنید .
پس از تکمیل اطلاعات در خصوص ثبت پلمپ باید اصل مدارک و اظهارنامه را به اداره ثبت ارسال کرده تا اداره پست دفاتر را به آدرسی که از قبل در سایت وارد کرده اید ارسال کند . با دریافت شماره پیگیری با وارد کردن اطلاعات و زمان تحویل مدارک به پست را قید کرده و پذیرش نهایی را کلیک کرده و به مرحله بعدی می روید.
پس از ارسال مدارک مورد نیاز برای ثبت دفاتر ، بازرسان آن ها را بررسی کرده و در صورت تایید مدارک از سوی آن ها گزارش تایید پرداخت وجه دفاتر صادر خواهد شد . متقاضیان باید وجه مربوطه را به صورت اینترنتی در سایت پرداخت کنند.
فرم درخواست پلمپ دفاتر
اطلاعات متقاضی پلمب
نوع شخص متقاضی انتخاب نمایید . . . حقيقي شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها شخصیت حقوقی غیر از مرجع ثبت شرکتها شعبه شخصیت حقوقی مرجع ثبت شرکت ها *
منظور از شروع سال ،ماه و روز مالی انتخاب آنها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد . تاریخ پایان سال مالی، به صورت خودکار توسط سامانه محاسبه می گردد . بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمب مبنای شروع سال ،ماه و روز مالی نمی باشد . لذا در تکمیل اقلام اطلاعاتی ذیل حداکثر دقت را نموده و پیام خودکار ایجاد شده مریوط به اعتبار دفاتر را با خواسته خود تطبیق دهید.
نوع تقویم مالی تقويم شمسی تقويم ميلادي *شروع سال مالی انتخاب نمایید … سال مالی جاری – 1401 سال مالی آینده – 1402 *شروع ماه مالی انتخاب نمایید . . .
*شروع روز مالی انتخاب نمایید . . .*
تابعيت متقاضی ايراني غير ايراني *
تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه زیر ارسال خواهد شد
شماره همراه*
شماره تلفن ثابت*
دفاتر تجاری و دفاتر قانونی تفاوتی دارند؟
خیر. باید گفت دفاتر تجاری، قانونی و پلمپ هر سه اشاره به موارد فوق الذکر دارند و شرایط آنها با یکدیگر تفاوتی ندارد.
